Anzeigen, Suchen und Sortieren von Aufträgen

Methoden zum Verwalten der Auftragsliste im Auftragsraster durch Steuerung der Ansicht, Sortierung oder Verwendung der Suche.

Sobald Sie Aufträge in ShipStation haben, können Sie diese im Tab Aufträge anzeigen und verwalten.

Detailansicht der Symbolleiste. Der rote Kasten hebt die Registerkarte Aufträge hervor.

ShipStation bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Aufträge anzuzeigen, zu durchsuchen und zu sortieren, damit Sie die gewünschten Aufträge finden, wenn Sie sie brauchen. Dazu gehört die Anzeige Ihrer Aufträge nach Auftragsstatus, die Verwendung des Suchwerkzeugs und die Sortierung des Rasters nach Feldern.

Informationen zur Verwendung von Filtern finden Sie im Artikel „Aufträge filtern“.

Auftragsstatus

In der linken Seitenleiste des Rasters „Aufträge“ werden die Optionen für den Status Ihrer Aufträge angezeigt.  ShipStation zeigt standardmäßig Aufträge an, die Versandbereit sind

Wenn der Auftrag bezahlt und versandbereit ist, sollte der Status des Auftrags in ShipStation Versandbereit lauten. Die meisten Ihrer Aufträge werden direkt in diesen Status importiert.

Registerkarte V3-Aufträge in der linken Seitenleiste, Auftragsstatus. Der rote Kasten markiert die Schaltfläche „Versandbereit“.

Je nachdem, welche Shops Sie verbinden, können Aufträge auch in andere Statusoptionen importiert werden.

Status

Einzelheiten

Ausstehende Zahlung

Jeder Auftrag, der als unbezahlt gekennzeichnet ist, wird in Ausstehende Zahlung importiert. Nicht alle Shops unterstützen den Import von unbezahlten Aufträgen. In unseren Hilfe-Artikeln zu Integrationen finden Sie Einzelheiten zum Import von Aufträgen, die für Ihre Vertriebskanäle spezifisch sind. 

ShipStation aktualisiert den Auftragsstatus auf Versandbereit, wenn der Shop aktualisierte Informationen sendet, die darauf hinweisen, dass der Auftrag bezahlt wurde. Sie können den Auftrag auch manuell als bezahlt markieren.

Sie können keine Etiketten für Aufträge erstellen, die sich im Status „Ausstehende Zahlung“ befinden!

On Hold

Aufträge On Hold sind Aufträge, die Sie aus dem Status Versandbereit herausnehmen möchten, damit Ihre Versender sie nicht versehentlich versenden, bevor sie vollständig fertig sind. Wenn ein Auftrag beispielsweise einen Artikel für ein nicht vorrätiges Produkt enthält oder eine Betrugswarnung vorliegt, können Sie ihn in den Ordner On Hold verschieben, bis Sie bereit sind, ihn zu versenden.

Sie können Aufträge jederzeit manuell sperren oder eine Automatisierungsregel verwenden, um Aufträge beim Import in den Status On Hold zu versetzen. 

Einige Shops wie Magento unterstützen einen On Hold-Status und können diesen Status auch an ShipStation senden. In unseren Artikeln zur Integrationshilfe finden Sie spezifische Details zu Ihrem Vertriebskanal.

Versandbereit

Aufträge, die versendet werden können, werden in den Status Versandbereit importiert. Hier findet der größte Teil Ihrer Auftragsverwaltung statt.

Abwicklung ausstehend

Aufträge, die zur Ausführung gesendet, aber noch nicht ausgeführt wurden, werden in Abwicklung ausstehend verschoben.

Darüber hinaus werden vom Amazon-Verkäufer ausgeführte Prime-Aufträge als Abwicklung ausstehend importiert, es sei denn, Amazon Buy Shipping wurde im ShipStation-Konto aktiviert.

Versendet

Sobald Sie ein Etikett für einen Auftrag gedruckt haben, verschiebt ShipStation den Auftrag in den Status Versendet, um anzuzeigen, dass an diesem Auftrag keine weiteren Arbeiten erforderlich sind. Außerdem werden Aufträge hierher verschoben, wenn Sie sie als „Versendet“ markieren.

ShipStation kann Versendet-Aufträge aus Ihrem Shop importieren, sodass Sie einen vollständigen Bericht über die versendeten Aufträge in ShipStation erhalten können.

Storniert

Alle Aufträge, die Sie in ShipStation stornieren, werden in den Status Storniert verschoben. ShipStation kann auch stornierte Aufträge aus Ihrem Shop importieren, sodass Sie einen vollständigen Bericht über stornierte Aufträge in ShipStation haben können.

ShipStation benachrichtigt Ihren Shop jedoch nicht, wenn Sie Aufträge in ShipStation stornieren. Aus diesem Grund empfehlen wir, Aufträge in Ihrem Verkaufskanal zu stornieren und dann ShipStation zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass der Auftragsstatus auf beiden Plattformen übereinstimmt.

Die Statusoptionen für Aufträge in Ihrem Shop stimmen möglicherweise nicht genau mit den Statusoptionen überein, die ShipStation verwendet. Das liegt daran, dass sich die Statusbezeichnungen in ShipStation direkt auf Ihren Vertriebs-Workflow beziehen, der möglicherweise andere Statusoptionen erfordert als die, die Ihr Shop anbietet. ShipStation verwendet einen Prozess, der Mapping genannt wird, um festzustellen, welche Shop-Statusoptionen mit welchen ShipStation-Statusoptionen übereinstimmen. 

Zum Beispiel kann der Status in Ihrem Shop für einen Auftrag, der zum Versand bereit ist, BezahltNicht ausgeführt oder Autorisiert sein. ShipStation importiert Aufträge mit diesen Statusoptionen in Versandbereit

Sobald Sie einen Auftrag versenden oder in ShipStation als „Versendet“ markieren, senden wir jedoch eine Benachrichtigung an Ihren Shop, damit dieser den Auftrag aktualisiert und der Status des Auftrags sowohl in ShipStation als auch auf Ihrer Shop-Plattform konsistent bleibt.

Auftragsstatus in Ihren Shops

Jeder Shop behandelt den Auftragsstatus nach seinen eigenen Standards, und nicht alle Shops unterstützen alle Statusoptionen.

Einzelheiten zu unterstützten Funktionen und Statusoptionen sowie Einschränkungen für bestimmte Shop-Plattformen finden Sie in unseren Artikeln zu Shop- & Marktplatz-Integrationen für die Shops, die Sie mit ShipStation verbinden. 

 

Aufträge durchsuchen

ShipStation verfügt über zwei Suchoptionen für Aufträge:

  • Verwenden Sie das Feld Schnellsuche, um schnell nach Aufträgen auf der Basis von Empfängername, Auftragsposition, SKU, Auftragsnummer oder anderen Kriterien zu suchen. Die Schnellsuche ist eine Suche im Stil Beginnt mit auf der Registerkarte „Aufträge“, was bedeutet, dass die Ergebnisse der Suche Elemente sind, die mit dem Suchwert beginnen. 

  • Verwenden Sie die Erweiterte Suche, wenn Sie über alle oder bestimmte Auftragsstatus hinweg suchen möchten, indem Sie Filteroptionen und Datumskriterien kombinieren. Die erweiterte Suche ist eine Suche im Stil „Enthält“ nach bestimmten Kriterien auf der Registerkarte „Aufträge“.

Suchergebnisse und Auftragsdatum

  • Bei der Schnellsuche gibt es keine zeitlichen Beschränkungen für die Suche nach Aufträgen, sodass Sie Aufträge bis zu dem Zeitpunkt suchen können, an dem Sie Ihr Konto eröffnet haben.

  • Die erweiterte Suche sucht standardmäßig nach Aufträgen, die weniger als drei Monate alt sind, aber Sie können den Datumsfilter anpassen, um auch nach Aufträgen zu suchen, die so weit zurückliegen, wie Sie Ihr Konto eröffnet haben.

Schnellsuche für Aufträge

Verwenden Sie die Schnellsuche, um Aufträge mit den folgenden Informationen zu finden:

  • Order Number (Auftragsnummer)

  • Käufername

  • Name des Empfängers

  • Name des Unternehmens:

  • E-Mail-Adresse des Käufers

  • Benutzername (die Benutzer-ID aus einem Shop oder Marktplatz)

  • Empfängerstadt

  • Empfängerstaat

  • Empfängeradresse Zeile 1

  • Name des Artikels

  • Artikel-SKU

  • Sendungsverfolgungsnummer

Das rote Kästchen hebt das Suchfeld mit dem Text SH- und den begriffsübereinstimmenden Auftragsnummern im Auftragsraster hervor.

Um zu verstehen, wie die Schnellsuche-Funktion funktioniert ...

Schnellsuche ist eine Suche im Stil von Beginnt mit. Das bedeutet, wenn Sie einen Auftrag von Stefan Mustermann erhalten, unterteilt ShipStation diesen Namen in Stefan und Mustermann. Sie können nach diesem Auftrag suchen, indem Sie Stefan Mustermann, Stefan, Mustermann usw. verwenden. Sie können diesen Auftrag jedoch nicht finden, indem Sie nach mann suchen, da der Abschnitt mann mit Muster beginnt.

Gleiches gilt für Auftragsnummern, die durch Bindestriche getrennt sind. Die Auftragsnummer 121-657485676-89705 wird in 121, 657485676 und 89705 zerlegt. Sie können diesen Auftrag finden, indem Sie die gesamte Auftragsnummer, einen Abschnitt oder den Anfang eines beliebigen Abschnitts eingeben.

Die Schnellsuche nach den letzten Ziffern einer Auftragsnummer ist nicht möglich. Verwenden Sie stattdessen die Erweiterte Suche .

Aufträge über die Schnellsuche stornieren

Nachdem Sie eine Schnellsuche durchgeführt haben, können Sie Sendungen in Ihren Suchergebnissen stornieren, die den Status Ausstehende Zahlung, On Hold oder Versandbereit haben.

Wenn der Auftrag bereits storniert oder versendet wurde, ist die Option deaktiviert. Zeigen Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Abbrechen, um eine Quickinfo zu sehen, in der erläutert wird, warum Sie Aufträge mit diesen Statusoptionen nicht stornieren können.

 
 

Erweiterte Suche – Aufträge

ShipStation bietet eine erweiterte Suchoption, mit der Sie Aufträge nach mehreren Suchkriterien durchsuchen und die Ergebnisse Ihrer erweiterten Suche mit Filtern verfeinern können.

 
 

Aufträge sortieren

Verwenden Sie die Spaltenüberschriften im Raster „Aufträge“, um Aufträge nach Kriterien wie Auftragsdatum, Alter, Empfängername oder anderen Auftragsinformationen zu sortieren.

Klicken und ziehen Sie Spalten, um sie in einer beliebigen Reihenfolge anzuordnen. Scrollen Sie nach links oder rechts, um alle Spalten anzuzeigen.

Klicken Sie in einer Spaltenüberschrift auf den Titeltext (z. B. Alter, Elementname oder Speichern), um den Inhalt dieser Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge (alphabetisch, chronologisch, numerisch) zu sortieren. 

GIF demonstriert, wie man auf Spaltenüberschriften klickt, um die Reihenfolge nach Alter & Datumsspalten zu sortieren
 

Aufträge nach gemeinsamen Attributen gruppieren

Mit der Funktion „Gruppieren nach“ können Sie Aufträge im Status Versandbereit in Ihrem Auftragsraster nach verschiedenen Attributen gruppieren. Auf diese Weise können Sie schnell Aufträge finden, die etwas gemeinsam haben, sodass sie gemeinsam vorbereitet oder priorisiert werden können, um sie leichter in Ihren Workflow zu integrieren.

Mit der Funktion „Gruppieren nach“ können Sie Aufträge nach folgenden Attributen gruppieren:

  • Shop

  • # Einzelposten

  • Menge insgesamt

  • Land

  • Name des Artikels

  • Artikel-SKU

  • Angeforderter Dienst

Sobald Sie Gruppen in Ihrem Auftragsraster erstellt haben, können Sie innerhalb der Gruppen weiter sortieren und alle Aufträge innerhalb einer ausgewählten Gruppe per Massenaktualisierung aktualisieren.

So gruppieren Sie Ihre Aufträge im Auftragsraster:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren nach.

    V3_ORD_GroupBy_BTN_MRK.png
  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein Feld aus, nach dem Sie Ihre Aufträge gruppieren möchten.

    V3_ORD_GroupBy_FieldsDropDown_MRK.png
  3. Klicken Sie auf Mit einem anderen Feld kombinieren, wenn Sie ein weiteres Feld zum Gruppieren von Aufträgen hinzufügen möchten.

    V3_ORD_GroupBy_CombineAnotherField_MRK.png
  4. Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Attribut aus, um Aufträge zu gruppieren.

    Die Schaltfläche „Gruppieren nach“ zeigt an, wie viele Attribute aktuell verwendet werden.

    V3_ORD_GroupBy_2Fields_BTN_MRK.png

Ihr Auftragsraster wird nun nach den von Ihnen angegebenen Feldern in Gruppen sortiert.

V3_ORD_GroupBy_OrdersGridGrouped_MRK.png

Klicken Sie auf Spaltenüberschriften, um innerhalb der Gruppen weiter zu sortieren, oder wählen Sie ganze Gruppen aus, um alle Aufträge innerhalb der Gruppe zu aktualisieren. Sie können auch Filter hinzufügen, während Ihre Tabelle gruppiert ist, um Ihre Ansicht weiter zu verfeinern.

Um das Auftragsraster in seinen ursprünglichen Zustand zurückzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren nach und heben Sie die Auswahl der Felder auf.

 

Aufträge mit mehreren Artikeln anzeigen

Aufträge mit mehreren Artikeln zeigen (Mehrere) in den Spalten Artikel-SKU und Artikelname an. Diese Aufträge haben auch ein Dreiecksymbol in der Spalte Auftragsnummer, mit dem Sie den Auftrag öffnen und alle darin enthaltenen Artikel direkt im Auftragsraster anzeigen können.

Wenn Sie Aufträge kombinieren, erstellt dies auch einen Auftrag mit mehreren Artikeln und mehreren Auftragsnummern.

Die folgenden Bilder zeigen einen Auftrag mit mehreren Artikeln und einen kombinierten Auftrag. Der kombinierte Auftrag zeigt auch (Mehrere) in der Spalte Auftragsnummer an.

Auftragsraster. Rote Kästchen kennzeichnen einen Auftrag mit mehreren Artikeln und einen Auftrag, der zusammengefasst wurde.

Klicken Sie auf das Dreiecksymbol in der Spalte Auftragsnummer, um die zahlreichen Artikel und Auftragsnummern im Raster anzuzeigen.

V3_ORD_Grid_MultipleDropDown-MRK.png
 

Artikel in der Versand-Seitenleiste gruppieren

Wenn Sie mehrere Artikel in Ihrem Auftragsraster auswählen, können Sie ShipStation mitteilen, wie die Auftragsartikel in der Versand-Seitenleiste gruppiert werden sollen. Sie können sie nach Aufträgen oder nach Artikeln gruppieren:

Aufträge

Artikel

Auftrags-Seitenleiste mit nach Aufträgen gruppierten Artikeln
Auftrags-Seitenleiste mit nach Artikeln gruppierten Artikeln

Um anzupassen, wie die Elemente gruppiert werden, klicken Sie auf das Aktionssymbol Graues Zahnrad-Symbol und wählen Sie die gewünschte Option aus.

ORD_SB_Items_Group-by_PU_MRK.png

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie 2 oder mehr Aufträge auswählen und die Option Seitenleiste anzeigen aktivieren.

ORD_SB_Items_Show_Sidebar_MRK.png