Anzeigen, Suchen und Sortieren von Aufträgen

ShipStation Content Team

Aktualisiert 4. April 2024 20:50

Methoden zum Verwalten der Auftragsliste im Auftragsraster durch Steuerung der Ansicht, Sortierung oder Verwendung der Suche.

Sobald Sie Aufträge in ShipStation haben, können Sie diese auf der Registerkarte Aufträge einsehen und verwalten.

Detailansicht der Symbolleiste mit ausgewählter Registerkarte „Aufträge“

ShipStation bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Aufträge anzuzeigen, zu durchsuchen und zu sortieren, damit Sie die gewünschten Aufträge finden, wenn Sie sie brauchen. Dazu gehört die Anzeige Ihrer Aufträge nach Auftragsstatus, die Verwendung des Suchwerkzeugs und die Sortierung des Rasters nach Feldern.

Informationen zur Verwendung von Filtern finden Sie im Artikel „Aufträge filtern“.

Auftragsstatus verstehen

In der Seitenleiste des Auftragsrasters werden die Optionen für den Status Ihrer Aufträge angezeigt. ShipStation zeigt standardmäßig Aufträge mit dem Status Versandbereit an.

Wenn der Auftrag bezahlt und zum Versand bereit ist, sollte der Status des Auftrags in ShipStation Versandbereit sein. Die meisten Ihrer Aufträge werden direkt in diesen Status importiert.

Registerkarte V3-Aufträge in der linken Seitenleiste, Auftragsstatus. Der rote Kasten markiert die Schaltfläche „Versandbereit“.

Nachdem Sie ein Etikett für einen Auftrag erstellt haben, wird der Auftrag automatisch in den Status Versendet verschoben. Andere Aktionen, die Sie ausführen, können Aufträge in andere Statusoptionen verschieben. Je nach verbundenen Shops können Aufträge auch in andere Statusoptionen importiert werden, z. B. Ausstehende Zahlung. Überprüfen Sie die Details in der Statustabelle unten, um mehr darüber zu erfahren, wie der Auftragsstatus in ShipStation funktioniert.

Status	Einzelheiten
Ausstehende Zahlung	Jeder Auftrag, der als unbezahlt gekennzeichnet ist, wird in Ausstehende Zahlung importiert. Nicht alle Shops unterstützen den Import von unbezahlten Aufträgen. In unseren Hilfeartikeln zu Integrationen finden Sie Einzelheiten zum Import von Aufträgen, die für Ihre Shops spezifisch sind. ShipStation aktualisiert den Bestellstatus auf Warten auf Sendung, wenn der Shop aktualisierte Informationen sendet, die darauf hinweisen, dass den Auftrag bezahlt wurde. Sie können den Auftrag auch manuell als bezahlt markieren. Sie können keine Etiketten für Aufträge erstellen, die sich im Status „Ausstehende Zahlung“ befinden!
On Hold	Aufträge mit dem Status On Hold sind Aufträge, die Sie nicht sofort versenden möchten. Sie können Aufträge aus dem Status Versandbereit in diesen Status verschieben, damit Ihre für die Sendungen verantwortlichen Mitarbeiter sie nicht aus Versehen versenden, bevor sie bereit sind. Wenn ein Auftrag beispielsweise einen Artikel für ein nicht vorrätiges Produkt enthält oder eine Betrugswarnung vorliegt, können Sie ihn in den Status On Hold verschieben, bis Sie bereit sind, ihn zu versenden. Sie können Aufträge jederzeit manuell in den Status „On Hold“ verschieben oder eine Automatisierungsregel verwenden, um Aufträge beim Import in den Status On Hold zu versetzen. Sie können außerdem den Hold-Status eines Auftrags manuell entfernen. Gehen Sie dafür zur Registerkarte „Aufträge“ oder verwenden Sie die Schnellsuche und die erweiterte Suche. Einige Shops wie Magento unterstützen einen On Hold-Status und können diesen Status auch an ShipStation senden. In unseren Hilfeartikeln zu Integrationen erfahren Sie mehr über Ihren Verkaufskanal.
Versandbereit	Aufträge, die versendet werden können, werden in den Status Versandbereit importiert. Hier findet der größte Teil Ihrer Auftragsverwaltung statt.
Abwicklung ausstehend	Aufträge, die Sie zur Abwicklung gesendet haben, die aber noch nicht ausgeführt wurden, werden in Abwicklung ausstehend verschoben. Darüber hinaus werden vom Amazon-Verkäufer ausgeführte Prime-Aufträge als Abwicklung ausstehend importiert, es sei denn, Sie haben Amazon Buy Shipping zu Ihrem ShipStation-Konto hinzugefügt.
Versendet	Nachdem Sie ein Etikett für einen Auftrag gedruckt haben, verschiebt ShipStation den Auftrag in den Status Versendet, um anzuzeigen, dass bei diesem Auftrag keine Arbeit mehr erledigt werden muss. Außerdem werden Aufträge hierhin verschoben, wenn Sie sie als versendet markieren. Sobald der Status zu Versendet geändert wurde, wird der Auftrag vom Marktplatz nicht mehr aktualisiert. ShipStation kann Versendet-Aufträge aus Ihrem Shop importieren, sodass Sie einen vollständigen Bericht über die versendeten Aufträge in ShipStation erhalten können.
Storniert	Wenn Sie in ShipStation einen Auftrag stornieren, wird er vom System in den Status Storniert verschoben. Nach dem Stornieren wird der Auftrag vom Marktplatz nicht mehr aktualisiert. ShipStation benachrichtigt Ihren Shop nicht, wenn Sie Aufträge in ShipStation stornieren. Aus diesem Grund empfehlen wir, Aufträge zuerst in Ihrem Shop zu stornieren und dann ShipStation zu aktualisieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Auftragsstatus auf beiden Plattformen gleich ist. ShipStation kann stornierte Aufträge #aus Ihrem Shop importieren, falls Sie einen vollständigen Bericht über alle Aufträge in ShipStation benötigen.

Die Statusoptionen für Aufträge in Ihrem Shop stimmen möglicherweise nicht genau mit den Statusoptionen überein, die ShipStation verwendet. Das liegt daran, dass sich die Statusbezeichnungen in ShipStation direkt auf Ihren Versand-Workflow beziehen, der möglicherweise andere Statusoptionen erfordert als die, die Ihr Shop anbietet. ShipStation verwendet einen Prozess namens Zuordnung/Mapping, um festzulegen, welche Shop-Statusoptionen mit welchen ShipStation-Statusoptionen übereinstimmen.

Zum Beispiel kann der Status in Ihrem Shop für einen Auftrag, der zum Versand bereit ist, Bezahlt, Nicht ausgeführt oder Autorisiert sein. ShipStation importiert Aufträge mit diesen Statusoptionen in Versandbereit.

Sobald Sie einen Auftrag versenden oder in ShipStation als versendet markieren, senden wir eine Benachrichtigung an Ihren Shop, damit der Shop den Auftrag aktualisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass der Status des Auftrags bei ShipStation mit dem auf Ihrer Shop-Plattform übereinstimmt.

Auftragsstatus in Ihren Shops

Jeder Shop behandelt den Auftragsstatus nach seinen eigenen Standards, und nicht alle Shops unterstützen alle Statusoptionen.

Einzelheiten zu unterstützten Funktionen und Statusoptionen sowie Einschränkungen für bestimmte Shop-Plattformen finden Sie in unseren Artikeln zu Shop- & Marktplatz-Integrationen für die Shops, die Sie mit ShipStation verbinden.

Aufträge durchsuchen

ShipStation verfügt über zwei Suchoptionen für Aufträge:

Verwenden Sie die Schnellsuche, um schnell nach Aufträgen auf der Basis von Empfängername, Auftragsposition, SKU, Auftragsnummer oder anderen Kriterien zu suchen. Die Schnellsuche ist eine Suche im Stil Beginnt mit auf der Registerkarte „Aufträge“, was bedeutet, dass die Ergebnisse der Suche Elemente sind, die mit dem Suchwert beginnen.
Verwenden Sie die Erweiterte Suche, wenn Sie über alle oder bestimmte Auftragsstatus-Optionen hinweg suchen möchten, indem Sie Filteroptionen und Datumskriterien kombinieren. Die erweiterte Suche ist eine Suche im Stil Enthält nach bestimmten Kriterien auf der Registerkarte „Aufträge“.

Suchergebnisse und Auftragsdatum

Bei der Schnellsuche werden Aufträge der letzten zwei Jahre durchsucht. Wenn Sie ältere Aufträge benötigen, können Sie die erweiterte Suche nutzen.
Die erweiterte Suche sucht standardmäßig nach Aufträgen, die weniger als drei Monate alt sind, aber Sie können den Datumsfilter anpassen, um nach Aufträgen zu suchen, die so weit zurückliegen wie die Eröffnung Ihres Kontos.

Schnellsuche für Aufträge

Verwenden Sie die Schnellsuche, um Aufträge mit den folgenden Informationen zu finden:

Order Number (Auftragsnummer)
Käufername
Name des Empfängers
Name des Unternehmens:
E-Mail-Adresse des Käufers
Benutzername (die Benutzer-ID aus einem Shop oder Marktplatz)
Empfängerstadt
Empfängerstaat
Empfängeradresse Zeile 1
Name des Artikels
Artikel-SKU
Sendungsverfolgungsnummer

Das Kästchen hebt das Suchfeld mit dem Text SH- und den begriffsübereinstimmenden Auftragsnummern im Auftragsraster hervor.

Um zu verstehen, wie die Schnellsuche-Funktion funktioniert ...

Schnellsuche ist eine Suche im Stil von Beginnt mit. Wenn Sie zum Beispiel einen Auftrag von Stefan Mustermann erhalten, unterteilt ShipStation diesen Namen in Stefan und Mustermann. Sie können nach diesem Auftrag suchen, indem Sie Stefan Mustermann, Stefan, Mustermann usw. verwenden. Sie können diesen Auftrag jedoch nicht finden, indem Sie nach mann suchen, da der Abschnitt mann mit Muster beginnt.

Gleiches gilt für Auftragsnummern, die durch Bindestriche getrennt sind. Die Auftragsnummer 121-657485676-89705 wird in 121, 657485676 und 89705 zerlegt. Sie können diesen Auftrag finden, indem Sie die gesamte Auftragsnummer, einen Abschnitt oder den Anfang eines beliebigen Abschnitts eingeben.

Die Schnellsuche nach den letzten Ziffern einer Auftragsnummer ist nicht möglich. Verwenden Sie stattdessen die Erweiterte Suche .

Aufträge über die Schnellsuche stornieren

Nachdem Sie eine Schnellsuche durchgeführt haben, können Sie Sendungen in Ihren Suchergebnissen stornieren, die den Status Ausstehende Zahlung, On Hold oder Versandbereit haben.

Wenn der Auftrag bereits storniert oder versendet wurde, ist die Option deaktiviert. Zeigen Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Abbrechen, um eine Quickinfo zu sehen, in der erläutert wird, warum Sie Aufträge mit diesen Statusoptionen nicht stornieren können.

Erweiterte Suche – Aufträge

ShipStation bietet eine erweiterte Suchoption, mit der Sie Aufträge nach mehreren Suchkriterien durchsuchen und die Ergebnisse Ihrer erweiterten Suche mit Filtern verfeinern können.

Um eine erweiterte Suche durchzuführen.

Klicken Sie auf Erweiterte Suche in der linken Seitenleiste des Rasters Aufträge.
Wählen Sie die Kriterien für Ihre Suche aus und klicken Sie dann auf Suchen.

In der folgenden Tabelle finden Sie Erläuterungen zu den verfügbaren Suchkriterien.
Wählen Sie Zurücksetzen aus, um alle Felder zurückzusetzen und eine neue Suche zu starten, oder wählen Sie Erweiterte Suche beenden und kehren Sie zur regulären Ansicht im Auftragsraster zurück.
Verfeinern und grenzen Sie Ihre erweiterten Suchergebnisse weiter ein, indem Sie in der Filterleiste Auftragsfilter anwenden.

Das folgende GIF zeigt eine erweiterte Suche innerhalb eines bestimmten Shops, um Aufträge zu finden, die mit Backorder-Tags gekennzeichnet sind, und das Senden einer E-Mail mit einer Benachrichtigung über Nachbestellungen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen.

In der folgenden Tabelle sind die Kriterien und Parameter aufgeführt, die in einer erweiterten Suche verfügbar sind.

Kriterien	Parameter
Status des Auftrags	Ausstehende Zahlung On Hold Versandbereit Versendet Storniert
Shop	(Alle) ist die Standardeinstellung, d. h. wir durchsuchen alle Shops. Beim Erweitern werden keine Shops ausgewählt. Wenn Sie Ihren ersten Shop auswählen, wird (Alle) in den Namen dieses Shops geändert. Wenn Sie 2 oder mehr auswählen, wird es auf 2 von x ausgewählten aktualisiert
Auftragsnummer	Fungiert als „Enthält“-Suche, nicht als „Beginnt mit“-Suche Keine Zeichenbegrenzung
Empfängername oder E-Mail-Suche	Funktioniert als „Enthält“-Suche Keine Zeichenbegrenzung
Name des Artikels	Fungiert als „Enthält“-Suche, nicht als „Beginnt mit“-Suche Keine Zeichenbegrenzung
Artikel-SKU	Fungiert als „Enthält“-Suche, nicht als „Beginnt mit“-Suche Keine Zeichenbegrenzung
Artikeloption (Wert)	Diese Suche kann nur in der erweiterten Suche durchgeführt werden. Es handelt sich nicht um einen bestehenden Filter in ShipStation. Die Suchergebnisse zeigen an, was der Kunde ausgewählt hat, nicht den Namen der Artikeloption. Elementoptionen und deren entsprechende Werte funktionieren als Schlüssel:Wert-Paare. Schlüssel (z. B. „Geschmack“ in rot) KÖNNEN NICHT durchsucht werden, aber die Werte („Pfirsich“ in grün) KÖNNEN durchsucht werden. Wenn Sie nach Ihrem Lieblingsgetränk suchen, möchten Sie, dass „Pfirsich“ ein bestimmter Wert unter der breiten Kategorie von Optionen ( Schlüssel) namens „Geschmack“ aufgeführt wird. Im unten dargestellten Beispiel sind Elementoptionen wie „Geschmack“ der Schlüssel und der Wert ist „Pfirsich“.
Auftragsdatum	Standardmäßig suchen wir in den letzten 3 Monaten, aber es gibt keine Begrenzung, in welchem Zeitraum Sie suchen können. Um den Suchzeitraum zu ändern, klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum aus oder geben Sie das Datum in die Felder für das Auftragsdatum ein.

Aufträge sortieren

Verwenden Sie die Spaltenüberschriften im Raster „Aufträge“, um Aufträge nach Kriterien wie Auftragsdatum, Alter, Empfängername oder anderen Auftragsinformationen zu sortieren.

Klicken und ziehen Sie Spalten, um sie in einer beliebigen Reihenfolge anzuordnen. Scrollen Sie nach links oder rechts, um alle Spalten anzuzeigen.

Klicken Sie in einer Spaltenüberschrift auf den Text (z. B. Alter, Artikelname oder Shop), um den Inhalt dieser Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge (alphabetisch, chronologisch, numerisch) zu sortieren.

GIF demonstriert, wie man auf Spaltenüberschriften klickt, um die Reihenfolge nach Alter & Datumsspalten zu sortieren

Aufträge nach gemeinsamen Attributen gruppieren

Mit der Funktion „Gruppieren nach“ können Sie Aufträge im Status Versandbereit in Ihrem Auftragsraster nach verschiedenen Attributen gruppieren. Auf diese Weise können Sie schnell Aufträge finden, die etwas gemeinsam haben, sodass sie gemeinsam vorbereitet oder priorisiert werden können, um sie leichter in Ihren Workflow zu integrieren.

Mit der Funktion „Gruppieren nach“ können Sie Aufträge nach folgenden Attributen gruppieren:

Shop
# Einzelposten
Menge insgesamt
Land
Name des Artikels
Artikel-SKU
Angeforderter Dienst

Sobald Sie Gruppen in Ihrem Auftragsraster erstellt haben, können Sie innerhalb der Gruppen weiter sortieren und alle Aufträge innerhalb einer ausgewählten Gruppe per Massenaktualisierung aktualisieren.

So gruppieren Sie Ihre Aufträge im Auftragsraster:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren nach.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein Feld aus, nach dem Sie Ihre Aufträge gruppieren möchten.
Klicken Sie auf Mit einem anderen Feld kombinieren, wenn Sie ein weiteres Feld zum Gruppieren von Aufträgen hinzufügen möchten.
Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Attribut aus, um Aufträge zu gruppieren.

Die Schaltfläche „Gruppieren nach“ zeigt an, wie viele Attribute aktuell verwendet werden.

Ihr Auftragsraster wird nun nach den von Ihnen angegebenen Feldern in Gruppen sortiert.

Auftragsraster gruppiert nach Auftragsdatum und Artikelname

Klicken Sie auf Spaltenüberschriften, um innerhalb der Gruppen weiter zu sortieren, oder wählen Sie ganze Gruppen aus, um alle Aufträge innerhalb der Gruppe zu aktualisieren. Sie können auch Filter hinzufügen, während Ihre Tabelle gruppiert ist, um Ihre Ansicht weiter zu verfeinern.

Um das Auftragsraster in seinen ursprünglichen Zustand zurückzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren nach und heben Sie die Auswahl der Felder auf.

Aufträge mit mehreren Artikeln anzeigen

Aufträge mit mehreren Artikeln zeigen (Mehrere) in den Spalten Artikel-SKU und Artikelname an. Diese Aufträge haben auch ein Dreiecksymbol in der Spalte Auftragsnummer, mit dem Sie den Auftrag öffnen und alle darin enthaltenen Artikel direkt im Auftragsraster anzeigen können.

Wenn Sie Aufträge kombinieren, erstellt dies auch einen Auftrag mit mehreren Artikeln und mehreren Auftragsnummern.

Die folgenden Bilder zeigen einen Auftrag mit mehreren Artikeln und einen kombinierten Auftrag. Der kombinierte Auftrag zeigt auch (Mehrere) in der Spalte Auftragsnummer an.

Auftragsraster. Kästchen kennzeichnen einen Auftrag mit mehreren Artikeln und einen Auftrag, der zusammengefasst wurde.

Klicken Sie auf das Dreiecksymbol in der Spalte Auftragsnummer, um die zahlreichen Artikel und Auftragsnummern im Raster anzuzeigen.

Auftragsraster, in dem ein Auftrag mit mehreren Artikeln aufgeklappt ist und in dem die Artikel und die Auftragsnummern des zusammengefassten Auftrags angezeigt werden

Artikel in der Versand-Seitenleiste gruppieren

Wenn Sie mehrere Artikel in Ihrem Auftragsraster auswählen, können Sie ShipStation mitteilen, wie die Auftragsartikel in der Versand-Seitenleiste gruppiert werden sollen. Sie können sie nach Aufträgen oder nach Artikeln gruppieren:

Aufträge	Artikel

Um anzupassen, wie die Elemente gruppiert werden, klicken Sie auf das Aktionssymbol und wählen Sie die gewünschte Option aus.

Im Menü „Gruppieren nach“ wird die Option „Aufträge und Artikel“ angezeigt

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie 2 oder mehr Aufträge auswählen und die Option Seitenleiste anzeigen aktivieren.

Auftragsraster mit zwei ausgewählten Aufträgen und aktivierter Option „Seitenleiste anzeigen“